Lourdes González: “No vamos a implementar nuevos cambios sin capacitar a los escribanos”

Hace poco más de un mes, varios grupos de escribanos se manifestaban por los problemas que presentan el nuevo sistema de la Dirección General de Registros Públicos, que aseguran que impide que se agilice los trámites y que genera mucho retraso.

Al respecto, la doctora Lourdes González, directora de los Registros Públicos comentó a El Nacional, que en diciembre “ya estaremos dando documentos dentro de los plazos y la proyección que tenemos”, resaltó.

En esta última semana, la Corte Suprema de Justicia aprobó una acordada que consiste en un plan piloto de horario extendido de trabajo en la Dirección General de Registros Públicos. “Con los dobles turnos que comenzaría en febrero, el objetivo que tenemos es expedir certificados en una semana, escritura y documentos en general en dos semanas. Ese es el objetivo que vamos a trazarnos una vez que se dé el doble turno”, detalló.

– ¿Cómo sería el trabajo con este plan piloto que se aprobó?

Es un plan piloto porque es la primera vez que se va a hacer. Si dan los resultados esperados entonces hacerlo ya permanente. Lo que se va a hacer es extender el horario en el sentido de la atención al usuario. Se inicia el 1ro de febrero y es por el plazo de 6 meses. Es extendido el horario en el sentido de la atención al usuario, porque hoy día nosotros atendemos de 07:30 a 15:00. Sin embargo, con este plan sería de 07:00 a 17:00 horas en horario extendido. Para los funcionarios no es horario extendido sino doble turno, porque un turno va a trabajar de 07:00 a 13:00 y otro turno va a entrar a las 13:00 hasta las 19:00. Uno es horario extendido, atención al usuario que se extiende hasta las 17:00 y el otro doble turno de trabajo.

-¿Cómo tomaron los funcionarios esta forma de trabajo?

En general tomaron demasiado bien, porque ellos ven que si hay otro grupo a la tarde que le estén apoyando con las tareas y más aún que ya no podemos meter más gente en horario de la mañana porque los espacios están saturados. Ellos ven con muy buenos ojos de que reciban ayuda en horario de la tarde para descongestionar tanto trabajo que tienen.

Dra. Lourdes González, directora de Registros Públicos.

-Se habla de un plus por producción…

Si, exacto. Lo que dice también la acordada es que Recursos Humanos de la Corte tiene que proveernos 30 funcionarios comisionados de distintas áreas del Poder Judicial para venir en horario de la tarde. Y está que los funcionarios van a ganar un plus por producción, lo cual es importante y yo creo que va a ser un cambio de paradigma porque en la función pública en general lo que te pagan son horas extras. Yo siempre sostuve que las horas extras en general son improductivas, salvo algunos funcionarios que toman en serio su trabajo, porque el funcionario se preocupa por completar las horas para cobrar y no completar el trabajo. Entonces lo que se va a hacer con los del turno tarde, como que ellos salen ya a las 7 de la tarde y no van a poder quedarse dos o tres horas más para completar horas extras, lo que se va a establecer son criterios de producción, es decir, cuántos documentos por ejemplo tiene que completar en un mes para que tenga derecho a un plus. Eso creo que es demasiado interesante. Significa una forma distinta de pensar y hacer las cosas.

Tuve una reunión general, con los funcionarios el día miércoles y les comuniqué cada punto de la acordada. Ellos también tuvieron la oportunidad de hacer las consultas y en general están muy contentos. Ese es un primer paso que yo temía al ver la reacción de ellos y al final fue bastante positiva.

– ¿Cómo seguirán los procedimientos electrónicos que causó mucho problema a los escribanos?

Queremos implementar ya desde diciembre si se dan las cosas nuevamente. Estamos muy susceptibles con el tema digital con la experiencia mala que tuvimos con la empresa proveedora del sistema informático. Justamente, en los últimos días me reuní con casi 200 escribanos vía zoom y con algunos del Colegio de Escribanos y les estuve explicando que no vamos a hacer ninguna nueva implementación sin capacitarles a ellos y sin socializar previamente lo que pretendemos hacer.

– ¿Hay algún plan para agilizar las cosas?

Lo que queremos implementar de manera digital es el certificado de dominio, un documento imprescindible para que el escribano pueda hacer una escritura pública. Eso hoy día lo presentan en papel con todas las demoras que eso significa y también para nosotros que nos llenamos de papeles. Al mes recibimos 35.000 solicitudes y lo que se pretende es que eso se haga todo digital. Los escribanos se pusieron contentos con la noticia pero pidieron que se socialice más.  Antes de la pandemia ya habíamos presentado ese proyecto con la dirección de la tecnología y luego paramos con el tema de la pandemia. Sería volver a ajustar, capacitarles a los escribanos y si es posible ya en este diciembre implementar. Desarrollar una herramienta para sacar certificado de condición y dominio vía web.

-¿Y la contestación cuánto tardaría?

La contestación pretendemos que sea rápida. No es inmediato, pero por ejemplo nosotros tenemos desde el 2012 las anotaciones personales vía web que se contestan entre 24 y 48 horas. Lo cual significa para los escribanos una maravilla porque ellos ya en 48 horas tienen una respuesta. Con lo de dominio vamos a probar cuál van a ser los tiempos de espera, pero pretendemos que sea más rápido.

– ¿Cómo están hoy con los atrasos en las documentaciones?

Si te explico. Mantuve en las últimas horas una reunión con los escribanos, lo que hice fue hacerles una presentación de cómo estamos hoy con los atrasos de tres o cuatro meses que teníamos. Nosotros hemos puesto al día los documentos que ingresaron hasta el 30 de setiembre. Les mostré que solamente quedaban 804 documentos en inmuebles y les mostré en qué secciones, que son fundamentalmente dos secciones de las 34 que hay, las que faltan expedir esos documentos, que en las próximas horas ya se les estará expidiendo todo y luego quedaría lo de octubre, que alguna sección ya está expidiendo lo de la primera quincena y otras secciones ya en la segunda quincena. Les mostré sección por sección, datos por datos.

– ¿Cómo tomo las manifestaciones que realizaron los escribanos?

Fue una situación que nunca nos esperamos, nunca nos esperamos todo lo que se vino como consecuencia de este sistema. Yo nunca creí que esta empresa (proveedora del sitema informático) llegara a fallarnos de esta manera, pero hay algo que le agradezco infinitamente a Dios.

– ¿Qué cosa?

Es algo que pasó y que le agradezco a Dios porque o sino ya estaría probablemente en la calle o procesada por el hecho de que yo soy la administradora del contrato. Te explico, todos los contratos que tiene el registro sobre bienes y servicios los directores de cada dependencia administramos. Estos productos a mí me entregaron el 3 de junio de este año y ya al día siguiente de entregarme supuestamente el sistema, la empresa ya quiso cobrar, y yo le dije que de ninguna manera que yo necesitaba abrir operativo el sistema y efectivamente se puso en operación. Se vio que no cumplía con ninguno de los estándares que necesitábamos y se creó todo un caos y eso no se pagó. No hubo daño patrimonial al Poder Judicial, cosa que fue la primera pregunta que los ministros de la Corte me hicieron a mí. Y yo les dije que no se procesó el pago. Eso hizo que probablemente yo no esté hoy en la calle. Si yo el 3 de junio o el 4 les hubiera procesado el pago otra hubiera sido la historia.

La Corte todavía no definió qué va hacer con la empresa Consorcio de Gestión Electrónica Documental. El sistema está interrumpido y está sometido a una auditoría, tecnológica, administrativa y jurídica. Esa auditoría les va a decir a los ministros o recomendar si resuelven el contrato, en qué condiciones, si se les va a multar. Hay dos pólizas de seguro que se pueden ejecutar también por los daños que ocasionó, pero eso se va a decidir una vez que termine la auditoría.

– ¿Ya todos los servicios se encuentran reactivados?

Todos los servicios están reactivados, ya no se encuentran inconvenientes. Recibimos muchísima gente después de varios días de la reapertura, pero más que nada en salidas, lo cual habla de que están saliendo más documentos. Está bastante ordenado. Por el momento paz y amor con los escribanos (ríe).

– ¿A cuántos usuarios atienden por día?

Actualmente atendemos entre 1400 y 1500 personas en todas nuestras sedes. Y una vez que se extienda el plazo creo que iremos a 2000 personas por día. Tenemos el sistema de ticket y en esa plataforma están registrados 11.000 usuarios, porque no solo trabajamos con escribanos, también con abogados, contadores, con oficiales del registro civil, oficiales de justicia y tenemos así una gran cama de profesionales que están trabajando con nosotros.

-¿En cuánto tiempo considera que se pondrían al día con los atrasos?

Tenemos por ley dos plazos, uno que es para escrituras públicas, inscripciones en general que es hasta 20 días para expedir, otro es para certificados, informes de dominio que es hasta 10 días. Estamos en este momento haciendo la quincena de octubre, y considerando que dos semanas hubo suspensión de plazos. Nosotros estaríamos con tres semanas de demoras para todos los documentos en general. Yo les dije a los escribanos, considerando que varias cuestiones ya se van normalizando, que supongo que en diciembre ya estaremos dando documento dentro de los plazos y la proyección que tenemos con los dobles turnos que comenzaría en febrero. El objetivo que tenemos es expedir certificados en una semana, escritura y documentos en general en dos semanas. Ese es el objetivo que vamos a trazarnos una vez que se dé el doble turno.

-Hace más de dos décadas que está en el cargo, ¿alguna vez vivió una situación similar como la manifestación de hace un mes?

Estoy hace 23 años, es la primera que pasa algo así. Tuvimos dos situaciones, pero nunca fue de esta forma. Primero fue en el año 2005 cuando justamente cambiamos el sistema informático de mesa de entrada y salida. Estábamos en el subsuelo del poder judicial y se generaban filas hasta toda la explanada del poder judicial. Después, en el 2011, cuando nos mudamos en la sede donde estamos ahora, que en una semana nos hicieron mudar y fue transportar 350 personas, 2.000.000 de registros, 600 equipos informáticos, fue realmente una de las situaciones más difíciles hasta que se vino esta. Yo siempre le estoy diciendo a los ministros que estoy a disposición de ellos. Yo pasé ya por 4 Cortes Suprema de Justicia, 5 gobiernos, y hasta ahora algo que no me puede tildar la gente es que yo haya sido deshonesta. No me puede señalar en ese sentido la gente. Soy honesta y trabajadora, y aquí sigo.